Règlements, Politiques, Responsabilité financière

Nous sommes particulièrement attachées à nous assurer que la qualité de nos processus et actions soit égale à elle-même, qu’il y ait un échange fertile d’idées et d’expériences et un engagement fondamental à innover. Des plans stratégiques sont préparés annuellement; des bilans de performance du conseil d’administration sont effectués trimestriellement; chaque conseil s’engage à effectuer des contrôles d’avancement mensuels au regard des critères internationaux et locaux.

Politique et échange fertile d’idées.

Le style de management de Feminenza a évolué et mûri parallèlement à une prise de responsabilité croissante, concomitante à un besoin de règlements uniformisés, d’efficacité dans notre mode d’administration, de cohérence et de bonne performance dans nos résultats. Nous avons mis à profit l’expérience d’autres branches Feminenza et de nos partenaires stratégiques. Ainsi, ces trois dernières années, Feminenza a mis en place une série de forums de pratiques, menés par des équipes venant des programmes, alimentés par des femmes de tous secteurs d’influence et modérés par des Chaires (maîtres de conférence) de Feminenza.

Les forums couvrent :

  • Un travail de réflexion (développement de programme scolaire/d’études, contenu et pédagogie d’enseignement, méthodes et cadres pour évaluer et habiliter des enseignants et des chefs de projets, etc…).
  • Des méthodologies variées et efficaces d’éducation.
  • Des valeurs éthiques, du leadership et des partenariats stratégiques.
  • Des règlements et politiques associatives pour la gouvernance, la finance, la logistique des programmes et de l’entreprise, ressources humaines, etc.
  • Communications, travail en réseaux, gestion d’évènements, publicité et presse, activité Internet.

Ces forums ont permis aux buts, aux principes et à la constitution de Feminenza d’être exprimés à travers divers systèmes légaux du monde entier et d’établir des politiques, procédures et règlements opérationnels qui ont eu un impact direct et tangible sur les résultats des programmes. Aujourd’hui nous pouvons démontrer :

  • Une uniformité dans l’organisation de la structure et de l’intégrité financière interne et externe à travers le monde qui a facilité la communication et amélioré le transfert de compétences entre par exemple Feminenza Pays-Bas, Feminenza Amérique du Nord et Feminenza Kenya.
  • Une transparence et une disponibilité pour l’audit de la conception de nos programmes, de nos activités et du processus de sélection de nos équipes;
  • Une objectivité et une sensibilité dans nos procédures d’éducation et d’habilitation; une approche mature pour promouvoir la diversité culturelle et ethnique.
  • Des améliorations continues d’efficacité dans nos coûts d’infrastructures, convergence de nos applications de logiciels, des procédures de gestion de projet. Des volontaires des USA et d’Israël peuvent travailler aux côtés de leurs homologues du Kenya, utilisant la même terminologie, les mêmes méthodes pour les bilans d’avancement et les mêmes outils pour les aider dans leurs activités.

La participation de base dans les priorités de Feminenza. Le système pour proposer des améliorations et refléter notre vision a évolué selon les principes suivants :

  • L’équipe et les bénéficiaires (membres de l’association) ont une voix dans la définition de nos priorités, l’ampleur du changement ou la priorité étant modérées par nos buts et principes, et par les ressources disponibles.
  • L’innovation pilotée au sein d’un petit groupe de travail est activement encouragée. Les membres du bureau ont un devoir constitutionnel de superviser de tels essais pilotes d’une manière objective.
  • Tous les changements sont planifiés et sujets à des bilans d’avancement.
  • Les changements de portée internationale sont soumis au forum de décisionnaires compétents et requièrent un consensus au niveau du calendrier.

Stratégie et bilan de performance. La stratégie est définie une fois par an. C’est le résultat d’un processus de 4 mois de consultation (en interne, avec les bénéficiaires et les donateurs). Le plan stratégique répartit les ressources et inclut le calendrier et les mesures de progression pour chaque conseil. Les directeurs de programme doivent soumettre leurs plans au Conseil d’Administration.

  • Les avancées sont revues trimestriellement au niveau du Bureau, mensuellement au niveau des programmes et des conseils.
  • Les programmes internationaux sont revus par Feminenza International tous les 6 mois et audités tous les 3 ans, comme mesure de sûreté.
  • Les conseils ont une délégation de pouvoir pour prendre toutes décisions nécessaires dans le cadre du budget approuvé et de leur plan d’action.
  • Chaque responsable participe à un bilan annuel dans lequel les objectifs personnels des individus et les objectifs de l’association sont contrôlés.
  • Les bilans déposés auprès du Bureau servent à trois buts premiers (i) établir la stratégie et maintenir une progression versus une vision stratégique clairement définie (ii) contenir les risques (iii) guider les conseils.

 La gestion de programme est considérée de façon spécifique. Les structures de gouvernance d’une association classique ne s’appliquent pas bien à la mise en place d’un Programme de Gouvernance. Par conséquent, au sein de Feminenza, ce dernier point est couvert dans le cadre suivant :

  • Tout plan d’action qui implique des compétences multi-disciplinaires, des parties prenantes multiples, la supervision d’activités dans divers pays, des langues étrangères, des devises et des valeurs communautaires étrangères doit être traité selon les techniques de gestion du programme PRINCE.
  • Les outils de gestion PRINCE  sont obligatoires quand (i) le projet implique plus d’un conseil et/ou (ii) un partenariat avec une autre agence est en place ce qui rendrait une organisation normale impraticable.
  • Tous les projets PRINCE rapportent au Conseil d’Administration (Directorate of Corporate Affairs) qui a le droit d’intervenir au niveau du Bureau dans le cadre du programme PRINCE.
  • Le conseil de l’Education et les conseils des Communications et du Marketing sont traités comme des fournisseurs de service aux programmes PRINCE et agissent selon les critères établis par le projet.
  • Quand Feminenza constitue une partie prenante minoritaire dans un projet, le projet doit assurer à Feminenza que ces procédures sont compatibles avec les pratiques et procédures Feminenza.

 Des Politiques et Règlements mondiaux pour soutenir des solutions mondiales.

Notre forum Feminenza international consulte et établit les règlements et les politiques internationales de Feminenza. Les politiques définissent nos domaines de priorité chaque année ; les règlements et l’investissement d’infrastructures déterminent comment les ressources conjointes sont acquises, organisées et délivrées dans nos programmes, à la fois localement et à l’étranger. Le forum fournit aussi les procédures régulières nécessaires pour assurer que tous les intervenants Feminenza sont régulièrement évalués et habilités selon des standards uniformisés à travers le monde, et que les valeurs, les buts et les principes sont uniformes à travers tous les pays concernés, quelles que soient les langues. Nous encourageons l’innovation locale et en particulier la diversité culturelle pour s’assurer que le respect des frontières nationales et ethniques soit une constante de notre travail.

Un processus mondial de coopération dans la recherche, le développement, la production et un bilan de qualité entre les femmes engagées dans chaque domaine de spécialité a mené au développement du contenu éducatif que nous utilisons.