Iedere afdeling heeft zich verplicht hetzelfde niveau van werk te garanderen, ideeën en ervaringen onderling uit te wisselen, en vanuit de basis aan innovatie te werken. Jaarlijks worden beleidsplannen opgesteld; het bestuur beoordeelt elk kwartaal de resultaten; elk divisie toetst maandelijks de voortgang aan de hand van overeengekomen internationale en lokale criteria.

Beleidsvorming en uitwisseling van ideeën. De managementstijl van Feminenza is geleidelijk ontstaan en heeft zich verder ontwikkeld naargelang de verantwoordelijkheden toenamen. Tegelijkertijd groeide de behoefte aan consistente richtlijnen, aan een efficiënte administratie, en aan gelijksoortige en effectieve resultaten.

Ons voordeel opdoend met de ervaringen van andere Feminenza afdelingen en onze strategische partners, heeft Feminenza de afgelopen drie jaar een aantal beleidspanels opgezet, die worden aangestuurd door de staf van een programma. Vrouwen van diverse achtergrond nemen deel aan deze panels. De bestuursvoorzitters van de diverse afdelingen van Feminenza hebben de taak de ideeën bij elkaar te brengen. De panels omvatten:

  • Denkwerk: curriculumontwikkeling; inhoud en normen voor onderwijs, methoden en kader voor evaluatie en accreditatie van docenten en projectleiders, enz.
  • Methoden: diversiteit en doeltreffendheid van onderwijsmethoden.
  • Waarden, ethiek, leiderschap en strategisch partnerschap.
  • Standaardisering van bedrijfsvoering en beleid, financiën, bedrijfs- en programmalogistiek, personeelsbeleid, enz.
  • Communicatie, netwerken, management van evenementen, publiciteit en pers, webactiviteiten.

De panels hebben er in hoge mate toe bijgedragen dat Feminenza haar doelstellingen, beginselen en constitutie eenduidig kon verwoorden binnen de lokale wettelijke kaders voor non-profit organisaties. Ook beleidregels, procedures en protocollen konden zo worden vastgesteld; tezamen hebben die een directe en tastbare invloed gehad op de programma uitkomsten. Hierdoor kunnen we nu het volgende aantonen:

  • Consistentie in organisatiestructuur en interne en externe verantwoordelijkheid in alle afdelingen. Dit heeft de communicatie sterk vergemakkelijkt en een betere overdracht van expertise mogelijk gemaakt tussen bijvoorbeeld de afdelingen van Feminenza in Nederland, Noord-Amerika en Kenia.
  • Transparantie en toegankelijkheid voor audit van onze programma’s, activiteiten en de selectieprocessen van onze medewerkers.
  • Objectiviteit en sensitiviteit in onze onderwijs- en accreditatieprocessen; een weloverwogen aanpak om culturele en etnische diversiteit te presenteren.
  • Continue verbetering van de efficiëntie in onze infrastructurele kosten, zoals van zakelijke software applicaties en van projectmanagementprocessen. Vrijwilligers uit de VS en Israël bijvoorbeeld, kunnen nu samenwerken met hun collega’s uit Kenia, en gebruik maken van dezelfde terminologie, van dezelfde methoden om de vooruitgang te wegen en van dezelfde hulpmiddelen bij hun activiteiten.

Deelname vanuit alle lagen van de organisatie aan Feminenza’s speerpunten. Geleidelijk aan is er een systeem gegroeid om verbeteringen voor te dragen en te reflecteren op de te nemen richting. Dit systeem is gebaseerd op de volgende principes:

  • Medewerkers en belanghebbenden hebben een stem bij het vaststellen van onze prioriteiten. De reikwijdte van een verandering of aangepaste prioriteit worden getoetst aan onze doelstellingen en beginselen en aan de beschikbare middelen.
  • Indien innovatie binnen een kleine werkgroep kan worden getest, dan wordt dit actief aangemoedigd. De leidinggevenden hebben de taak om zulke pilots objectief te leiden.
  • Alle veranderingen worden ingepland en de voortgang wordt geëvalueerd.
  • Wijzigingen met internationale gevolgen worden voorgelegd aan de betreffende beleidspanels. Overeenstemming over het tijdpad is een vereiste als er wijzigingen in het internationaal beleid worden ingevoerd.

Strategie en toetsing van de uitvoering. De strategie wordt elk jaar vastgesteld naar aanleiding van vier maanden durende overlegrondes (intern, en met belanghebbenden en donoren). Op grond daarvan worden middelen toegekend, tevens wordt het tijdspad bepaald en aangegeven hoe de voortgang te meten. Aan de programmadirecteuren wordt gevraagd hun strategisch plan voor te leggen aan het directoraat Algemene Zaken.

  • De voortgang wordt per kwartaal op bestuursniveau besproken en maandelijks op programma- en afdelingsniveau.
  • Beoordeelding van internationale programma’s vindt elk halfjaar plaats door Feminenza International. Eens in de drie jaar vindt er een audit plaats om de kwaliteit te borgen.
  • De programmadirecteur heeft een gedelegeerde beslissingsbevoegdheid zich houdend aan het budget en actieplan.
  • Elke stafmedewerker neemt deel aan een jaarlijkse evaluatie waarin ieders persoonlijke doelstellingen en die van de organisatie worden bewaakt.
  • De evaluatie van het bestuur dient drie belangrijke doelen: (i) Vaststelling van de strategie en bewaking van de voortgang aan de hand van een duidelijk geformuleerd strategisch doel; (ii) Risicobeheer; (iii) Ondersteuning bij de professionele ontwikkeling van de programmadirecteuren.

Speciale aandacht voor het Programma Management. Standaard beheers- en beleidsstructuren werken niet optimaal in een project omgeving, daarom geldt voor Feminenza de volgende werkwijze:

  • Elk actieplan dat multidisciplinaire vaardigheden, meerdere belanghebbenden, activiteiten overzichten in verschillende landen, buitenlandse talen en valuta, en buitenlandse gemeenschapswaarden behelst, komen in aanmerking voor project management volgens de PRINCE methode.
  • De PRINCE methode is verplicht als i) het project meer dan één programmabestuur betreft en/of ii) het een partnerschap betreft met een andere organisatie.
  • Alle PRINCE projecten rapporteren aan de directeur Algemene Zaken die het recht heeft op bestuursniveau in het PRINCE project te interveniëren.
  • De afdelingen Educatie, Communicatie en Marketing worden gezien als ondersteunend aan de PRINCE projecten, en voeren taken uit volgens de criteria zoals geformuleerd in het desbetreffende project.
  • Als Feminenza een minderheidsbelang vertegenwoordigt in een project, dan zal het project verenigbaar moeten zijn met de beleidsnormen en procedures van Feminenza.

Mondiaal geldende beheer- en beleidsnormen. Het Feminenza International forum bespreekt en bepaalt de beleidsnormen voor alle afdelingen en stelt jaarlijks de aandachtsgebieden vast. Deze normen en de investering in infrastructurele voorzieningen bepalen hoe gezamenlijke middelen worden ingezet, georganiseerd en verdeeld over onze programma’s, lokaal en elders. Het forum verzorgt ook regelmatig de bijeenkomsten die nodig zijn om alle Feminenza trainers te beoordelen en te accrediteren volgens algemeen geldende normen. Verder waakt het forum erover dat de waarden, doelen en principes consistent zijn, los van taal- en landsgrenzen. Innovatie maar ook culturele diversiteit worden voortdurend aangemoedigd om te garanderen dat respect, door alle nationale en etnische begrenzingen heen, een continue ontwikkelend onderdeel van ons werk is.

Wereldwijde samenwerking op het gebied van onderzoek, ontwikkeling, productie en kwaliteitscontrole tussen vrouwen – die zich elk verbonden hebben aan één van de specialisaties – heeft geleid tot de inhoudelijke ontwikkeling van ons educatieve materiaal.